Các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo

Tổ chức sự kiện là một quy trình phức tạp với nhiều vấn đề xảy ra. Một cá nhân không thể cho ra một sự kiện mà cần sự phối hợp ăn ý của những người khác. Vậy nên, đây là một ngành nghề không phải ai cũng đảm nhận được. 

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện là khâu quan trọng quyết định đến độ thành công của sự kiện. Hãy tham khảo các bước dưới đây, bạn sẽ có một bản kế hoạch nhanh chóng và hoàn hảo. 

Vạch rõ mục tiêu của sự kiện

Bất kể một chương trình nào cũng có mục tiêu cụ thể để tổ chức sao cho đúng hướng. Có 2 loại mục tiêu thường thấy là mục tiêu vô hình và mục tiêu hữu hình. 

Mục tiêu vô hình là những giá trị ý nghĩa tinh thần mà khách mời có được như đem đến sự hài lòng, tạo ra tinh thần vui vẻ trong suốt buổi diễn ra sự kiện, tạo ra mối quan hệ tốt, kiến thức, thông tin,.. 

Còn mục tiêu hữu hình là những giá trị cụ thể đem đến cho người tổ chức và khách mời. Ví dụ như lan tỏa được thông điệp, giới thiệu được thông tin sản phẩm đến với công chúng và giới truyền thông, kết nối doanh nghiệp và đối tác, quảng bá sản phẩm… 

Muốn biết được mục tiêu của sự kiện bạn định tổ chức là gì thì chỉ cần đặt câu hỏi bạn tổ chức sự kiện này để làm gì? Khách mời sẽ đạt được gì sau khi hoàn thành sự kiện. 

Lên đội ngũ nhân viên thực hiện sự kiện 

Để một sự kiện diễn ra sẽ cần chuẩn bị nhiều phần. Và tất nhiên, một người không thể đảm nhiệm được tất cả các phần đó. Vậy nên, cần đội ngũ nhân sự được phân công từng nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng. 

Bên cạnh đó, các thành viên trong đội ngũ phải có sự phối hợp ăn ý với nhau để giải quyết được công việc tốt nhất. Quản lý sự kiện sẽ phân nhiệm vụ cho từng thành viên. 

Lên thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện 

Trong kế hoạch tổ chức sự kiện thì không thể thiếu thời gian và địa điểm. 

Hãy chọn ngày sao cho thuận tiện nhất với khách mời, xem trước thời báo dự tiết ở thời gian diễn ra sự kiện. 

Thêm vào đó, cần hoạch định giới hạn thời gian cho công tác chuẩn bị sự kiện. 

Sự kiện lớn sẽ cần thời gian từ 2 – 4 tháng để chuẩn bị. 

Thuê địa điểm phù hợp với đặc điểm của sự kiện và khách mời. Đối với sự kiện có lượng khách mời lớn cần tổ chức ở địa điểm lớn hoặc ngược lại sự kiện nhỏ thì chỉ cần tổ chức ở không gian có diện tích vừa phải. 

Sự kiện ngoài trời thì nên chọn địa điểm thoáng mát, có đủ không gian cho khách mời và sân khấu. 

Chủ đề của sự kiện 

Trong lên kế hoạch tổ chức sự kiện không thể thiếu phần thiết lập chủ đề. 

  • Tên của sự kiện kiện là gì: tên nên dễ nhớ, liên quan đến nội dung và lĩnh vực cụ thể 

  • Khẩu hiệu: khẩu hiệu sẽ tạo nên sự ấn tượng giúp khách hàng dễ nhớ và tiếp nhận thông điệp, thông tin về thông điệp sự kiện hướng tới dễ dàng hơn. 

  • Logo: thêm logo để tăng tính chuyên nghiệp. Đối với sự kiện của doanh nghiệp thì để logo thương hiệu 

Một số vấn đề khác cần lên kế hoạch 

  • Hậu cần, giấy phép tổ chức 

  • MC, PG,.. 

  • Các tiết mục giải trí, biểu diễn văn nghệ 

  • Truyền thông cho sự kiện 

  • Đối tác 

  • Cộng tác viên hỗ trợ sự kiện 

  • Dự trù, đưa ra các tình huống hoặc rủi ro có thể xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện

Lên ngân sách trong kế hoạch tổ chức sự kiện 

Hãy hoạch định từng hạng mục ngân sách cụ thể. Đối với những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, họ có thể thiết lập một bảng ngân sách rất chính xác ngay từ phần lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Với các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo ở bài viết này, bạn chắc chắn sẽ tổ chức được một chương trình hoàn hảo. 

Có thể bạn quan tâm:

>>> Làm căng da mặt tự nhiên thần kỳ từ hạt đậu nành

>>> Bệnh thoái hóa tiểu não có chữa được không?